Vorwort

Der sachgemäße Umgang mit Gefahrstoffen ist ein zentraler Bestandteil des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Um Beschäftigte vor gesundheitlichen Risiken durch gefährliche chemische Stoffe zu schützen, verpflichtet der Gesetzgeber Unternehmen zu einer strukturierten Erfassung und Dokumentation aller eingesetzten Gefahrstoffe. Das Gefahrstoffverzeichnis gemäß § 6 Abs. 12 GefStoffV bildet dabei eine wesentliche Grundlage: Es schafft Transparenz, ermöglicht eine fundierte Gefährdungsbeurteilung und dient als Basis für die Ableitung von Schutzmaßnahmen, Betriebsanweisungen und Unterweisungen. In der Praxis bleibt das Gefahrstoffverzeichnis jedoch häufig hinter dieser Funktion zurück. Es wird vielfach als reines Pflichtdokument verstanden und nicht als zentrales Steuerungsinstrument des Arbeitsschutzes genutzt. Historisch gewachsene, fragmentierte Lösungen – etwa in Form von Excel-Tabellen oder dezentral geführten Listen – sowie eine Unterschätzung des laufenden Pflege- und Organisationsaufwands führen dazu, dass Gefahrstoffverzeichnisse zwar formal vorhanden sind, inhaltlich jedoch unvollständig, veraltet oder organisatorisch wirkungslos bleiben. Damit gehen nicht nur Defizite im Arbeits- und Gesundheitsschutz einher, sondern auch erhebliche rechtliche und haftungsrechtliche Risiken. Dieser Leitfaden hat das Ziel, typische Fehler bei der Einführung eines Gefahrstoffkatasters aufzuzeigen und für deren rechtliche, organisatorische und praktische Folgen zu sensibilisieren. Er richtet sich an Unternehmen und verantwortliche Fach- und Führungskräfte, die ein Gefahrstoffverzeichnis einführen oder bestehende Strukturen verbessern möchten, und stellt bewährte Vorgehensweisen dar, um das Gefahrstoffkataster als wirksames Instrument eines funktionierenden Arbeitsschutzes zu etablieren.  

Rechtlicher Rahmen des Gefahrstoffkatasters

Die rechtlichen Grundlagen, Mindestanforderungen sowie ergänzenden Inhalte eines Gefahrstoffverzeichnisses werden ausführlich im Praxisleitfaden „Gefahrstoffverzeichnis – Anforderungen & Mindestinhalte“ dargestellt. Das folgende Kapitel beschränkt sich daher bewusst auf einen kompakten Überblick, der als rechtlicher Bezugsrahmen für die nachfolgenden Ausführungen zu typischen Fehlern bei der Einführung eines Gefahrstoffkatasters dient. Nach § 6 Abs. 12 GefStoffV ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe zu führen. Dieses Gefahrstoffverzeichnis hat insbesondere die Bezeichnung und Einstufung der Stoffe, Angaben zu den verwendeten Mengen, die betroffenen Arbeitsbereiche sowie einen Verweis auf die jeweiligen Sicherheitsdatenblätter zu enthalten. Diese Angaben sind zwingend erforderlich und bilden die Grundlage für die Gefährdungsbeurteilung sowie für die Ableitung von Schutzmaßnahmen, Betriebsanweisungen und Unterweisungen. Konkretisiert wird die Gefährdungsbeurteilung durch die TRGS 400. Die Pflicht zur Führung des Gefahrstoffverzeichnisses beschränkt sich nicht auf dessen einmalige Erstellung. Vielmehr ist es fortlaufend aktuell zu halten und bei Änderungen im Stoffeinsatz, in der Einstufung oder in den Sicherheitsdatenblättern unverzüglich anzupassen. Fehlerhafte, unvollständige oder veraltete Gefahrstoffverzeichnisse können erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und zu Ordnungswidrigkeiten, Bußgeldern sowie zu zivil-, arbeits- und strafrechtlichen Haftungsrisiken führen, insbesondere im Rahmen eines Organisationsverschuldens der Unternehmensleitung.  

Typische Fehler bei der Einführung eines Gefahrstoffkatasters

In der Praxis lassen sich bei der Einführung und Führung von Gefahrstoffkatastern immer wieder ähnliche Fehlerbilder beobachten. Diese betreffen weniger das Fehlen von Regelungen als vielmehr deren unzureichende organisatorische und technische Umsetzung. Die nachfolgenden Punkte stellen die häufigsten Fehler dar, die dazu führen, dass Gefahrstoffkataster ihre Schutzfunktion nicht oder nur eingeschränkt erfüllen.  

Fehler 1: Das Gefahrstoffkataster wird als reines Pflichtdokument verstanden

Ein häufiges Fehlerbild besteht darin, das Gefahrstoffkataster primär „für die Behörde“ einzuführen. Ziel ist in diesen Fällen vor allem, ein formell vorhandenes Dokument vorweisen zu können, das den gesetzlichen Anforderungen genügt. Der Fokus liegt entsprechend auf der reinen Listenführung, während die praktische Nutzung im betrieblichen Alltag kaum berücksichtigt wird. Ein so verstandenes Gefahrstoffkataster bleibt ohne nennenswerte Wirkung für den Arbeits- und Gesundheitsschutz. Es ist nicht in die zentralen Arbeitsschutzprozesse eingebunden und dient weder als verlässliche Grundlage für Gefährdungsbeurteilungen noch für die Ableitung und Überprüfung von Schutzmaßnahmen. Betriebsanweisungen und Unterweisungen werden häufig losgelöst erstellt, sodass Informationen mehrfach erhoben werden oder inhaltlich nicht aufeinander abgestimmt sind. Das Gefahrstoffkataster erfüllt zwar formal seine Existenzpflicht, bleibt aber praktisch wirkungslos. Der volle Nutzen des Gefahrstoffkatasters kann nur dann entfaltet werden, wenn es nicht als isolierte Liste geführt wird, sondern als zentrale Datenbasis des gefahrstoffbezogenen Arbeitsschutzes dient. Entscheidend ist dabei die systematische Verknüpfung mit den relevanten Folgeprozessen, vor allem mit:

• der Gefährdungsbeurteilung,
• der Erstellung und Pflege von Betriebsanweisungen,
• der Durchführung von Unterweisungen,
• der zentralen Bereitstellung und Aktualisierung von Sicherheitsdatenblättern,
• der Unterstützung der sicheren Lagerung, etwa durch die Koordinierung der Zusammenlagerung und die Bereitstellung von Zusammenlagerungswarnungen,
• der Unterstützung des sicheren Transports der Gefahrstoffe.

 

Fehler 2: Einsatz ungeeigneter Systeme – insbesondere Excel

In vielen Unternehmen wird das Gefahrstoffkataster in Excel-Tabellen oder vergleichbaren Eigenlösungen geführt. Häufig existieren mehrere Dateien, die dezentral gespeichert und manuell gepflegt werden. Die Einführung erfolgt meist aus pragmatischen Gründen, ohne dass eine bewusste Entscheidung für ein fachlich geeignetes System getroffen wird. Typisch für diese Vorgehensweise sind:

• unterschiedliche Excel-Listen je Abteilung oder Standort,
• uneinheitliche Strukturen und Stoffbezeichnungen,
• manuelle Pflege ohne feste Prüf- oder Aktualisierungszyklen.

Im laufenden Betrieb zeigt sich, dass Excel den Anforderungen an ein Gefahrstoffkataster regelmäßig nicht genügt. Die Datenqualität hängt vollständig von manuellen Eingaben ab, eindeutige Stoffzuordnungen sind nur eingeschränkt möglich. Änderungen in der Einstufung oder aktualisierte Sicherheitsdatenblätter werden nicht automatisch berücksichtigt, sondern müssen aktiv recherchiert und nachgepflegt werden. Zudem fehlt eine nachvollziehbare Änderungs- und Pflegehistorie, sodass Anpassungen nur begrenzt transparent sind. Rechtlich führt diese Struktur häufig dazu, dass die Pflicht zur laufenden Aktualisierung faktisch nicht erfüllt wird. Auch bei formeller Existenz eines Gefahrstoffverzeichnisses bestehen erhebliche organisatorische Defizite, die im Ergebnis zu einem erhöhten Risiko eines Organisationsverschuldens der verantwortlichen Unternehmensleitung führen können. Dass Excel dennoch weit verbreitet ist, liegt häufig an:

• geringen Einstiegshürden und schneller Umsetzbarkeit,
• historisch gewachsenen Arbeitsweisen,
• einer Unterschätzung der fachlichen und rechtlichen Anforderungen,
• fehlenden personellen Ressourcen für die Einführung eines Fachsystems,
• der Annahme, Excel sei „für den Anfang“ ausreichend und könne später ersetzt werden.

Empfohlen wird daher der Einsatz spezialisierter Systeme für das Chemikalien- und Gefahrstoffmanagement wie z. B. CLAKS. Dies ermöglicht eine zentrale, aktuelle und nachvollziehbare Datenhaltung und unterstützt die wirksame Einbindung des Gefahrstoffkatasters in Gefährdungsbeurteilungen, Schutzmaßnahmen und weitere Arbeitsschutzprozesse.  

Fehler 3: Unvollständige oder selektive Stofferfassung

Ein weiterer Fehler, der sich in der Praxis häufig einschleicht ist, dass nur „klassische“ oder besonders gefährlich wahrgenommene Stoffe in das Gefahrstoffkataster aufgenommen werden. Hilfsstoffe, Reinigungs- und Wartungsmittel, Nebenprodukte oder nur zeitweise eingesetzte Stoffe wie Kleber, Lacke oder Dichtungsstoffe bleiben dagegen oft unberücksichtigt. Diese selektive Erfassung ist problematisch, da § 6 Abs. 12 GefStoffV die vollständige Erfassung aller im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe verlangt. Nicht erfasste Stoffe werden folglich auch nicht in die Gefährdungsbeurteilung einbezogen. Dies führt zu unzutreffenden Bewertungen der tatsächlichen Gefährdungssituation und kann dazu führen, dass Schutzmaßnahmen fehlen oder nicht dem tatsächlichen Risiko entsprechen. Zwingend erforderlich ist daher eine ganzheitliche Betrachtung des Stoffeinsatzes. Das Gefahrstoffkataster sollte alle eingesetzten Gefahrstoffe entlang des gesamten Stoffkreislaufs erfassen, insbesondere bei:

• Beschaffung, Lagerung, Transport und Entsorgung,
• Anwendung und Verarbeitung,
• Reinigungs- und Wartungstätigkeiten.

Nur eine vollständige und systematische Stofferfassung stellt sicher, dass das Gefahrstoffkataster als verlässliche Grundlage für Gefährdungsbeurteilungen und weitere Schutzmaßnahmen dient. Schließlich kann ein erfolgreicher Arbeitsschutz nur wirken, wenn mit vollständigen Gefährdungsbeurteilungen die Betriebsanweisungen vernünftig abgeleitet werden, sowie die Notfallmaßnahmen und Unterweisungen der Mitarbeiter.  

Fehler 4: Fehlende Verantwortlichkeiten und Prozesse

In vielen Unternehmen wird das Gefahrstoffkataster „nebenbei“ geführt. Zuständigkeiten sind unklar oder nicht verbindlich geregelt, sodass nicht eindeutig feststeht, wer für Pflege, Aktualisierung oder Freigabe verantwortlich ist. Wenn klare Verantwortlichkeiten fehlen, bleibt die laufende Pflege häufig aus. Änderungen im Betrieb – etwa neue Stoffe, geänderte Tätigkeiten oder Lagerbedingungen – werden nicht oder nur verzögert berücksichtigt. Das Gefahrstoffkataster verliert dadurch schnell an Aktualität und kann seine Funktion als Grundlage für Gefährdungsbeurteilungen und Schutzmaßnahmen nicht mehr erfüllen. Damit das Gefahrstoffkataster dauerhaft wirksam bleibt, ist eine klare organisatorische Einbettung erforderlich. Dazu gehören insbesondere:

• eindeutig benannte Verantwortliche,
• definierte Prozesse für Einführung, Änderung und Freigabe von Stoffen.

Erst durch diese verbindliche Struktur wird sichergestellt, dass das Gefahrstoffkataster nicht nur formal vorhanden ist, sondern kontinuierlich gepflegt und wirksam genutzt wird.  

Fehler 5: Fehlende laufende Pflege und Aktualisierung

Eng mit dem vorstehenden Fehler nicht geregelter Verantwortlichkeiten und Prozesse hängt die fehlende laufende Pflege des Gefahrstoffkatasters zusammen. Häufig wird es einmal erstellt, anschließend jedoch nicht systematisch aktualisiert. Änderungen im Stoffeinsatz oder neue Einstufungen bleiben dadurch unberücksichtigt. Auch Änderungen bei der Lagerung der Chemikalien werden nicht aktualisiert, wodurch eine Störung im laufenden Betrieb entstehen kann. Ein weiterer Fehler, welcher sich auf den Arbeitsschutz unweigerlich auswirken kann, sind unvollständige Angaben im Gefahrenstoffkataster. Alle Mindestangaben zu einem Gefahrenstoffkataster, sowie weitere Details dazu, sind ausführlich im Praxisleitfaden „Gefahrstoffverzeichnis – Anforderungen & Mindestinhalte“ dargestellt. Das Gefahrstoffkataster ist zwar formal vorhanden, verliert aber schnell seine Aussagekraft und eignet sich nicht mehr als Grundlage für Gefährdungsbeurteilungen und Schutzmaßnahmen. Aus diesen Gründen lassen sich folgende Maßnahmen empfehlen:

• feste Review-Zyklen,
• anlassbezogene Anpassungen, beispielsweise bei der Einführung neuer Stoffe
• klare Dokumentation von Änderungen und Prüfzeitpunkten,
• systematische Überprüfung der Aktualität und Stimmigkeit der Stoffdaten.

 

Fazit

Die Einführung eines Gefahrstoffkatasters ist keine einmalige Dokumentationsaufgabe, sondern ein fortlaufender organisatorischer Prozess mit zentraler Bedeutung für den betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz. Die dargestellten Fehler zeigen, dass Defizite in der Praxis weniger auf fehlende rechtliche Vorgaben zurückzuführen sind, sondern vor allem auf eine unzureichende organisatorische und technische Umsetzung. Wird das Gefahrstoffverzeichnis lediglich als Pflichtdokument verstanden, unvollständig geführt oder mit ungeeigneten Systemen verwaltet, verliert es seine Schutzfunktion. Fehlende Verantwortlichkeiten, unklare Prozesse sowie eine mangelnde laufende Pflege führen dazu, dass formell vorhandene Gefahrstoffverzeichnisse inhaltlich nicht mehr belastbar sind und ihre Rolle als Grundlage für Gefährdungsbeurteilungen, Schutzmaßnahmen, Betriebsanweisungen und Unterweisungen nicht erfüllen können. Damit steigen zugleich die rechtlichen und haftungsrechtlichen Risiken für Unternehmen und verantwortliche Personen erheblich. Ein wirksames Gefahrstoffkataster muss als zentrale Datenbasis des gefahrstoffbezogenen Arbeitsschutzes verstanden und in die relevanten Prozesse eingebunden werden. Voraussetzung hierfür sind eine vollständige Stofferfassung, klare Zuständigkeiten, geeignete technische Systeme und eine laufende Aktualisierung. Nur so bleibt das Gefahrstoffkataster aktuell, rechtskonform und wirksam im betrieblichen Arbeitsschutz.  

LCI Systems GmbH – Ihr Partner für rechtssicheres Gefahrstoffmanagement

All die vorgenannten Fehler lassen sich mit dem digitalen Gefahrstoffverzeichnis CLAKS von LCI Systems GmbH vermeiden. Die Software bietet ein integriertes Gefahrstoffverzeichnis mit einem fortlaufend aktualisierten Substanzdatenstamm von über 240.000 Stoffen, 165.000 Strukturzeichnungen und 940.000 Artikeln. Zentrale Funktionalität: Über eine intelligente Verlinkung ermöglicht CLAKS den direkten Zugriff auf die jeweils aktuellen Sicherheitsdatenblätter – unmittelbar beim jeweiligen Stoff. Damit werden sowohl die Anforderungen aus § 6 Abs. 12 GefStoffV als auch die Vorgaben der ergänzenden TRGS zuverlässig erfüllt. Mit CLAKS schaffen Sie die Basis für ein rechtssicheres, effizientes und zukunftsfähiges Gefahrstoffmanagement – im Dienste von Arbeitsschutz, Gesundheit und Compliance. Fragen Sie jetzt Ihre kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unserer digitalen Lösungen! Alle Informationen finden Sie unter: www.claks.de Oder schreiben Sie uns direkt unter: info@claks.de

Vorwort

Der sichere und gesetzeskonforme Umgang mit Gefahrstoffen ist für Unternehmen unerlässlich. Dieses Whitepaper bietet Ihnen einen kompakten Überblick über die wichtigsten Aspekte rund um das Gefahrstoffmanagement.  

Das erwartet Sie:

• Die zentralen Pflichten für Arbeitgeber und Verantwortliche
• Gesetzliche Mindestanforderungen an das Gefahrstoffverzeichnis
• Praktische Hinweise zur Dokumentation und Aufbewahrung von Sicherheitsdatenblättern
• Überblick über Haftungsrisiken und mögliche Sanktionen bei Verstößen
• Tipps für eine effiziente und rechtssichere Umsetzung im Betrieb

Dieses Übersichtspaper richtet sich an Geschäftsleitungen, Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Gefahrstoffbeauftragte und alle, die im Unternehmen mit Gefahrstoffen arbeiten. Es unterstützt Sie dabei, Ihr Gefahrstoffmanagement sicher, effizient und rechtskonform zu gestalten. Für eine vertiefende Auseinandersetzung mit den jeweiligen Themenbereichen verweisen wir auf die folgenden Praxisleitfäden:

• Praxisleitfaden Unternehmerpflichten – Gefahrstoffverzeichnis → Überblick über Mindestinhalte, Zugänglichmachung und die rechtssichere Führung des Verzeichnisses gemäß § 6 Abs. 12 GefStoffV.
• Praxisleitfaden Haftungsrisiken beim Umgang mit Gefahrstoffen → Analyse relevanter Haftungstatbestände, Sanktionen und Schutzmechanismen auf zivil-, straf- und ordnungsrechtlicher Ebene.
• Praxisleitfaden Gefährdungsbeurteilungen im Gefahrstoffmanagement → Strukturierte Darstellung der Anforderungen aus § 6 Abs. 1 GefStoffV, inklusive EMKG-Methode, Dokumentation und Verantwortlichkeiten.
• Praxisleitfaden – Bereitstellung und Aufbewahrung der Sicherheitsdatenblätter → Darstellung der Pflichten nach § 14 GefStoffV und TRGS 555 zur rechtskonformen Bereitstellung, Aktualisierung und Archivierung
• Gefährdungsbeurteilung: Zentrale Arbeitgeberpflicht

Arbeitgeber sind verpflichtet, Gefährdungsbeurteilungen durchzuführen, um spezifische Risiken im Umgang mit Gefahrstoffen zu identifizieren und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. Die Gefährdungsbeurteilung umfasst folgende Schritte:

1. Festlegung der Aufgabenstellung und Ermittlung von Tätigkeiten mit Gefahrstoffen
2. Informationsbeschaffung
3. Eintragung der Gefahrstoffe in das betriebliche Gefahrstoffverzeichnis
4. Ermittlung und Beurteilung der Gefährdungen
5. Beachtung der Grundpflichten sowie Festlegung und Durchführung der Schutzmaßnahmen
6. Überprüfung der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen
7. Anpassung der Maßnahmen
8. Erstellung der Dokumentation
9. Aktualisierung bzw. Revision der Gefährdungsbeurteilung

Hinweis: Die Eintragung der Gefahrstoffe in das Gefahrstoffverzeichnis ist ein verpflichtender Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung (§ 6 Abs. 12 GefStoffV). Die gesamte Gefährdungsbeurteilung muss zudem dokumentiert werden (Ziff. 8 Abs. 2 TRGS 400).  

Das Gefahrstoffverzeichnis: Anforderungen und Mindestinhalte

Das Gefahrstoffverzeichnis ist gemäß § 6 Abs. 12 GefStoffV verpflichtend zu führen. Es muss alle im Betrieb eingesetzten Gefahrstoffe enthalten und dient als zentrale Arbeitsgrundlage für die Gefährdungsbeurteilung. Mindestangaben gemäß § 6 Abs. 12 GefStoffV:

1. Bezeichnung des Gefahrstoffs
2. Einstufung nach CLP-Verordnung (Gefahrenklasse, -kategorie, H-Sätze, ggf. EUH-Sätze und weitere Eigenschaften)
3. Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengen
4. Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte dem Gefahrstoff ausgesetzt sein können
5. Verweis auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter

Mit CLAKS führen Sie Ihr Gefahrstoffverzeichnis digital, rechtskonform und effizient – und schaffen so die Basis für ein wirkungsvolles Arbeitsschutz- und Compliance-System. Das Gefahrstoffverzeichnis kann sowohl in Papierform als auch elektronisch, beispielsweise mit Excel oder spezieller Software, geführt werden (Ziff. 5.8 Abs. 2 TRGS 400) Das Gefahrstoffverzeichnis muss stets aktualisiert werden (Ziff. 5.8 Abs. 2 S. 1 TRGS 400). Um sich gegen spätere Ansprüche, bspw. bei Erkrankung eines Beschäftigten verteidigen zu können, empfiehlt es sich, das Verzeichnis langfristig (10 Jahre) aufzubewahren. Wenngleich grundsätzlich der Lieferant eines Stoffes für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Sicherheitsdatenblätter verantwortlich ist, obliegt dem Verwender oder Arbeitgeber nach Ziff. 5.1 Abs. 2 TRGS 400 eine Pflicht zur Durchführung einer Plausibilitätsprüfung, der ein strenger Sorgfaltsmaßstab zugrunde liegt.       Dazu hat er das Sicherheitsdatenblatt auf offensichtlich unvollständige, widersprüchliche oder fehlerhafte Angaben zu überprüfen. Fehlt diese, wird im Schadensfall eine Haftung anzunehmen sein.  

Sicherheitsdatenblätter: Bereitstellung und Aufbewahrung

Pflichten des Arbeitgebers

• Beschäftigte müssen Zugang zu allen relevanten Informationen (insbesondere Sicherheitsdatenblätter) erhalten (§ 14 Abs. 1 GefStoffV, Art. 35 REACH).
• Der Zugang kann schriftlich, digital oder über andere Informationssysteme gewährleistet werden (Ziff. 4 Abs. 3 TRGS 555).
• Das Gefahrstoffverzeichnis muss einen Verweis auf die aktuellen Sicherheitsdatenblätter enthalten (§ 6 Abs. 12 Nr. 5 GefStoffV).
• Mitarbeiter sind über den Zugang und Aktualisierungen zu informieren.
• Sicherheitsdatenblätter sind mindestens 10 Jahre nach der letzten Verwendung des Stoffes aufzubewahren (Art. 36 REACH). Für bestimmte Stoffe (z.B. KMR) können strengere Aufbewahrungsfristen gelten.

Plausibilitätsprüfung

• Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Sicherheitsdatenblätter auf Vollständigkeit, Widersprüche und Fehler zu prüfen (TRGS 400).
• Bei fehlender Prüfung droht im Schadensfall Haftung.

 

Haftung und Sanktionen bei Verstößen

Haftungsrisiken für Unternehmen und Geschäftsführung

• Zivilrechtliche Haftung: Gegenüber geschädigten Arbeitnehmern (vertraglich: gem. §§ 280 Abs. 1, 241 Abs. 2 i. V. m. § 611a BGB & deliktisch: gem. § 823 BGB)
• Straf- und ordnungswidrigkeitenrechtliche Haftung: Bei Verstößen gegen Ge- und Verbote des Arbeitsschutzes (§ 27 Abs. 2 ChemG i. V. m. § 26 Abs. 1 Nr. 8 lit. b ChemG u. §§ 6 Abs. 12 S. 1, 22 Abs. 1 Nr. 2 GefStoffV)
• Haftung der Geschäftsleitung: Bei Compliance-Verstößen (§ 42 GmbHG, § 91 AktG)
• Arbeitsschutzbehörden können anlassunabhängig Kontrollen durchführen (§ 22 ArbSchG).
• Bei Verstößen drohen Stilllegung des Betriebs und hohe Bußgelder (19 Abs. 5 GefStoffV).
• Arbeitnehmer können die Einhaltung der Vorschriften einklagen und sich an Behörden wenden (§ 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG).

 

Fazit

Die Führung eines aktuellen, vollständigen und zugänglichen Gefahrstoffverzeichnisses ist eine zentrale Pflicht im betrieblichen Gefahrstoffmanagement. Neben dem Schutz der Beschäftigten und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dient es auch der Absicherung des Unternehmens gegen Haftungsrisiken und Sanktionen. Digitale Lösungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen erheblich und erhöhen die Rechtssicherheit.  

LCI Systems – Ihr Partner für praxisgerechtes Gefahrstoffmanagement

Mit digitalen Lösungen wie dem Gefahrstoffkataster CLAKS von LCI erfüllen Sie sämtliche gesetzlichen Anforderungen komfortabel, zentral und rechtssicher – ein wichtiger Beitrag zu Arbeitssicherheit, Arbeitsschutz und Compliance. LCI unterstützt Unternehmen bei der Einführung, Pflege und täglichen Nutzung elektronischer Gefahrstoffverzeichnisse und bietet umfassende Beratung sowie praxiserprobte Software für ein rechtssicheres Gefahrstoffmanagement. Profitieren Sie von mehr Sicherheit, Effizienz und Rechtssicherheit im Umgang mit Gefahrstoffen – mit LCI als Ihrem erfahrenen Partner für Gefahrstoffmanagement im Kontext von Arbeitsschutz und Compliance. Fragen Sie jetzt Ihre kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unserer digitalen Lösungen! Alle Informationen finden Sie unter: www.claks.de Oder schreiben Sie uns direkt unter: info@claks.de

Vorwort Gefahrstoffe sind aus vielen Branchen nicht wegzudenken – sei es in der Industrie, im Handwerk, im Labor, im Logistikbereich oder in der Forschung. Ihr unsachgemäßer Umgang birgt jedoch erhebliche rechtliche Risiken. Dieses Whitepaper beleuchtet die wichtigsten Haftungstatbestände, Sanktionen und Präventionsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Gefahrstoffmanagement. Die Grundlage bilden die gesetzlichen Vorgaben der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV), ausgestaltet durch verschiedene TRGS (400, 510, 550). Hinzukommen zivilrechtlichen Ansprüche, insbesondere der Arbeitnehmer, sowie Vorschriften aus OWiG und dem StGB. Ziel ist es, Verantwortlichen im Unternehmen praxisnah aufzuzeigen, wie sich rechtssicheres Handeln umsetzen und persönliche wie unternehmerische Haftungsrisiken vermeiden lassen. Schnell wird deutlich: Die Vielzahl an Pflichten, Dokumentationen und Prüfprozessen ist ohne eine leistungsfähige Softwarelösung kaum noch rechtssicher zu bewältigen. Rechtlicher Überblick: Wer haftet wann und wofür? Ein Verstoß gegen Pflichten aus der Gefahrstoffverordnung – insbesondere die fehlerhafte oder fehlende Führung eines Gefahrstoffverzeichnisses (§ 6 Abs. 12 GefStoffV) – kann vielfältige Haftungstatbestände auslösen. Die Verantwortung liegt dabei auf mehreren Ebenen:

• Haftung des Unternehmen nach § 130 OWiG (juristische Person)
• Haftung der Geschäftsleitung und betriebsinternen Verantwortlichen nach den §§ 30, 130 OWiG (i. V. m. § 9 OWiG - z. B. Fachkraft für Arbeitssicherheit)

Zu unterscheiden sind:

• Zivilrechtliche Haftung: Gegenüber geschädigten Arbeitnehmern (vertraglich: gem. §§ 280 Abs. 1, 241 Abs. 2 i. V. m. § 611a BGB & deliktisch: gem. § 823 BGB)
• Straf- und ordnungswidrigkeitenrechtliche Haftung: Bei Verstößen gegen Ge- und Verbote des Arbeitsschutzes (§ 27 Abs. 2 ChemG i. V. m. § 26 Abs. 1 Nr. 8 lit. b ChemG u. §§ 6 Abs. 12 S. 1, 22 Abs. 1 Nr. 2 GefStoffV)
• Haftung der Geschäftsleitung: Bei Compliance-Verstößen (§ 42 GmbHG, § 91 AktG)

Zivilrechtlich ergibt sich die Schutzpflicht des Arbeitgebers bereits aus §§ 241 Abs. 2, 242 i. V. m. 618 BGB. Der Arbeitgeber ist danach verpflichtet, Leben und Gesundheit seiner Arbeitnehmer im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zu schützen. Diese Pflicht wird durch das Arbeitsschutzgesetz (§§ 3 ff. ArbSchG) und weitere öffentlich-rechtliche Regelwerke ergänzt. Ein Unterlassen dieser Schutzpflichten kann auch strafrechtliche Konsequenzen haben, insbesondere bei gravierenden Pflichtverletzungen mit konkreten Gesundheitsschäden. Das Gefahrstoffverzeichnis als zentrale Pflicht Nach § 6 Abs. 12 GefStoffV ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Gefahrstoffverzeichnis zu führen. Es muss enthalten: Mindestangaben gemäß § 6 Abs. 12 GefStoffV

1. Bezeichnung des Gefahrstoffs (Nr. 1)
2. Einstufung nach CLP-Verordnung (Gefahrenklasse, -kategorie, H-Sätze, ggf. EUH-Sätze und weitere Eigenschaften und ggf. ergänzende Gefahrenmerkmale und ergänzende Kennzeichnungselemente (EUH-Sätze) oder sonstige Eigenschaften, die den Stoff zu einem Gefahrstoff machen) (Nr. 2)
3. Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengen (Nr. 3)
4. Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte dem Gefahrstoff ausgesetzt sein können (Nr. 4)
5. Verweis auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter (Nr. 5)

Ein fehlendes oder veraltetes Verzeichnis stellt eine Verletzung arbeitsschutzrechtlicher Pflichten dar. Daraus folgen direkte Haftungsrisiken für Unternehmen und Führungspersonal. Ausführlich zu den Anforderungen an das Gefahrstoffverzeichnis siehe Praxisleitfaden: „Unternehmerpflichten Gefahrstoffverzeichnis“. Sanktionen bei Pflichtverstößen im Überblick

Verstoß	Rechtsfolge
Kein oder fehlerhaftes Gefahrstoffverzeichnis (§ 22 Abs. 1 Nr. 2 GefStoffV)	Bußgeld bis 50.000 €
Verletzung der Aufsichtspflicht (§§ 30, 130 OWiG)	Geldbußen bis 10 Mio. € (vorsätzlich), bis 5 Mio. € (fahrlässig)
Verstoß gegen Mitwirkungspflichten (§ 22 ArbSchG)	Prüfungen, Betriebskontrollen, Stilllegung
Verstoß gegen StGB (§§ 222 ff. ggf. i. V. m. § 13) sowie ChemG (§ 27 Abs. 2)	Strafrechtliche Verfolgung, z. B. bei Gesundheitsschäden infolge Versäumnissen
Fehlende Unterweisung oder Betriebsanweisung (§ 21 GefStoffV)	Haftungsrechtliche Relevanz im Schadensfall

  Weitere arbeitsrechtliche und zivilrechtliche Folgen

• Erfüllungsanspruch des Arbeitnehmers (§ 618 BGB): Recht auf Herbeiführung eines arbeitsschutzkonformen Zustands; dieser Anspruch bezieht sich nicht nur auf abstrakte Vorgaben, sondern umfasst auch konkrete Maßnahmen wie Hygienevorkehrungen oder Gefährdungsbeurteilungen
• Recht zur Arbeitsverweigerung bei fehlendem Verzeichnis oder unzumutbaren Gefahren – bei fortbestehendem Lohnanspruch nach §§ 618 i. V. m. 273, 615 BGB
• Vertragliche Schadenersatzansprüche im Fall von Erkrankung oder Unfall infolge fehlender Schutzmaßnahmen nach §§ 280 Abs. 1, 241 Abs. 2 i. V. m. 611a BGB
• Deliktische Schadenersatzansprüche bei Körper-, Gesundheits- und Eigentumsverletzungen nach § 823 BGB
• Beschwerderecht an den Betriebsrat
• Beschwerderecht bei Berufsgenossenschaft oder Gewerbeaufsicht nach erfolglosem Abhilfeverlangen des Arbeitnehmers, § 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG

Unabhängig vom Vorliegen eines konkreten Unfalls oder Vorfalls, können die Arbeitsschutzbehörden Überwachungsbefugnisse aus § 22 ArbSchG wahrnehmen. Danach kann die zuständige Behörde anlassunabhängig Auskünfte, die Überlassung von Unterlagen, Zugang zu Geschäfts- und Betriebsräumen und Einsichtnahme in geschäftliche Unterlagen verlangen, ferner Betriebsanlagen, Arbeitsmittel und Arbeitsabläufe prüfen und untersuchen. Bei Verletzung einer der normierten Mitteilungspflicht kommt eine Stilllegung des Betriebes und die Verhängung von Bußgeldern in Betracht. Strafrechtliche Risiken bei Pflichtverstößen Neben zivil- und verwaltungsrechtlichen Folgen kann der Verstoß gegen Arbeitsschutzpflichten auch strafrechtlich relevant sein. Hierbei ergeben sich folgende zentrale Aspekte:

• §§ 222, 229 StGB (fahrlässige Tötung oder Körperverletzung): bei nachweisbarem Gesundheitsschaden infolge unterlassener Schutzmaßnahmen
• § 26 ArbSchG: Strafbarkeit bei Verstoß gegen behördliche Anordnungen, insbesondere bei konkreter Gefährdung von Leben oder Gesundheit
• Voraussetzung: vorheriger einschlägiger Verstoß und vorsätzliches Verhalten

Vor diesem Hintergrund gilt: Je systematischer die Missachtung von Pflichten, desto höher das Risiko einer Strafbarkeit.   Prävention und Haftungsvermeidung durch strukturierte Prozesse Folgende Maßnahmen sind aus Sicht der Rechtssicherheit besonders relevant:

• Lückenlose Führung und Pflege des Gefahrstoffverzeichnisses (digital praktisch notwendig)
• Regelmäßige Aktualisierung von Sicherheitsdatenblättern mit Plausibilitätsprüfung (TRGS 400)
• Durchführung dokumentierter Gefährdungsbeurteilungen (§ 6 Abs. 1 GefStoffV)
• Erstellung und Aushang von Betriebsanweisungen (TRGS 555)
• Nachweisliche Unterweisungen aller Beschäftigten (§ 14 GefStoffV)
• Zuweisung eindeutiger Verantwortlichkeiten im Gefahrstoffmanagement
• regelmäßige Neubewertung der Gefährdungslage, insbesondere bei neuen Risiken (z. B. Pandemien) gemäß § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG

Fazit: Rechtssicherheit als Führungsaufgabe Ein Verstoß gegen die Pflichten der Gefahrstoffverordnung – insbesondere die fehlende oder fehlerhafte Führung eines Gefahrstoffverzeichnisses gemäß § 6 Abs. 12 GefStoffV – kann erhebliche haftungsrechtliche Folgen auf mehreren Ebenen nach sich ziehen. Neben der Unternehmenshaftung haften auch die Geschäftsleitung und betriebsintern Verantwortliche, etwa die Fachkraft für Arbeitssicherheit, persönlich (§§ 30, 130 OWiG i. V. m. § 9 OWiG). Dabei ist zwischen zivilrechtlicher, ordnungswidrigkeitenrechtlicher und strafrechtlicher Verantwortung zu differenzieren: Zivilrechtlich drohen Unternehmen Schadensersatzforderungen durch geschädigte Arbeitnehmer – sowohl aus dem Arbeitsverhältnis als auch aus unerlaubter Handlung. Straf- und bußgeldrechtlich kommen Sanktionen bei Verstößen gegen Arbeitsschutzvorgaben in Betracht, etwa bei unzureichender Dokumentation oder fehlender Zugänglichmachung von Sicherheitsdatenblättern. Besonders gravierend sind Haftungsrisiken für Geschäftsführer und Vorstände: Bei Compliance-Verstößen drohen Geldbußen von bis zu 10 Millionen Euro bei Vorsatz und bis zu 5 Millionen Euro bei Fahrlässigkeit. Die gewissenhafte Organisation des Gefahrstoffmanagements ist daher nicht nur operative Notwendigkeit, sondern integraler Bestandteil unternehmerischer Sorgfaltspflichten. Mit CLAKS führen Sie Ihr Gefahrstoffverzeichnis digital, rechtskonform und effizient – und schaffen so die Basis für ein wirkungsvolles Arbeitsschutz- und Compliance-System. LCI Systems GmbH – Ihr Partner für rechtssicheres Gefahrstoffmanagement Die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten im Gefahrstoffrecht ist ohne digitale Unterstützung kaum noch umsetzbar – insbesondere angesichts zunehmender Haftungsrisiken für Unternehmen und Führungskräfte. Mit dem Gefahrstoffkataster CLAKS von LCI steht Ihnen eine praxiserprobte Lösung zur Verfügung, mit der Sie Ihr Gefahrstoffmanagement gerichtsfest, effizient und rechtskonform organisieren. CLAKS ermöglicht die strukturierte und vollständige Führung des Gefahrstoffverzeichnisses auf Basis eines fortlaufend aktualisierten Substanzdatenstamms mit über 240.000 Stoffen. Über integrierte Verlinkungen sind aktuelle Sicherheitsdatenblätter direkt beim jeweiligen Stoff abrufbar – eine zentrale Voraussetzung für die Einhaltung von § 6 Abs. 12 GefStoffV und TRGS 400. Zudem lassen sich mit CLAKS Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen sowie Berichte über gefährliche Lagerkombinationen und weitere sicherheitsrelevante Aspekte einfach und zentral erstellen. So senken Sie nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern minimieren zugleich Ihre haftungsrechtlichen Risiken – und schaffen die Grundlage für ein rechtssicheres Gefahrstoffmanagement. Fragen Sie jetzt Ihre kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unserer digitalen Lösungen! Alle Informationen finden Sie unter: www.claks.de Oder schreiben Sie uns direkt unter: info@claks.de

Vorwort Der sachgemäße Umgang mit Gefahrstoffen stellt für Unternehmen aller Branchen eine zentrale Herausforderung im Arbeits- und Gesundheitsschutz dar. Mit dem Ziel, Beschäftigte vor den gesundheitlichen Risiken durch gefährliche chemische Stoffe zu schützen, fordert der Gesetzgeber eine strukturierte Dokumentation und Kontrolle aller im Unternehmen eingesetzten Gefahrstoffe. Das Gefahrstoffverzeichnis, wie es § 6 Abs. 12 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) verlangt, ist dabei ein unverzichtbares Werkzeug: Es schafft Transparenz, ermöglicht eine fundierte Gefährdungsbeurteilung und ist Grundlage für die Ableitung notwendiger Schutzmaßnahmen. Dieses Whitepaper richtet sich an Unternehmen, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und betriebliche Entscheidungsträger, die ein gesetzeskonformes Gefahrstoffverzeichnis führen und pflegen müssen. Es erläutert die rechtlichen Vorgaben, stellt die Mindestanforderungen dar und gibt praxisnahe Empfehlungen zur Umsetzung – ergänzt um konkrete Hinweise zur Integration in ein umfassendes Gefahrstoffmanagementsystem (GMS).   Gesetzlich vorgeschriebene Mindestinhalte Der Gesetzgeber nennt in § 6 Abs. 12 Satz 2 GefStoffV ausdrücklich die folgenden Mindestangaben: Mindestangaben gemäß § 6 Abs. 12 GefStoffV

1. Bezeichnung des Gefahrstoffs (Nr. 1)
2. Einstufung nach CLP-Verordnung (Gefahrenklasse, -kategorie, H-Sätze, ggf. EUH-Sätze und weitere Eigenschaften und ggf. ergänzende Gefahrenmerkmale und ergänzende Kennzeichnungs-elemente (EUH-Sätze) oder sonstige Eigenschaften, die den Stoff zu einem Gefahrstoff machen) (Nr. 2)
3. Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengen (Nr. 3)
4. Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte dem Gefahrstoff ausgesetzt sein können (Nr. 4)
5. Verweis auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter (Nr. 5)

Diese Angaben sind nicht optional, sondern stellen die rechtlich verbindlichen Mindestanforderungen dar. Sie dienen als Grundlage für die Gefährdungsbeurteilung sowie die Planung von Schutzmaßnahmen, Betriebsanweisungen und Unterweisungen. Ergänzende Inhalte Um eine umfassende Bewertung und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, muss das Gefahrstoffverzeichnis zudem folgende Informationen enthalten:

• Bereitstellung aller Daten für die Gefährdungsbeurteilung, Hinterlegung, Verknüpfung oder Erstellung von Betriebsanweisungen
• Tätigkeiten und Handhabung (z. B. Umfüllen, Abfüllen, Reinigen, Einwiegen)
• EMKG-Gefährdungsstufen: Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung gemäß dem Einfachen Maßnahmenkonzept Gefahrstoffe (EMKG)
• Physikalisch-chemische Eigenschaften (z. B. Aggregatzustand, Flammpunkt, Dampfdruck)
• Listenfunktion (Seveso III-Richtlinie)
• Lagerort und Lagermenge sowie Zusammenlagerungsverbote
• KMR-Einstufung
• Arbeitsplatzgrenzwerte nach TRGS 900
• Gefahrguteinstufung für Transport und Lagerung
• Wassergefährdungsklasse (WGK) gem. AwSV
• Zuordnung zu Betriebsanweisungen, ggf. Sammel-BAs

Diese Informationen erhöhen die Rechtssicherheit und ermöglichen eine bessere Integration in innerbetriebliche Prozesse, insbesondere bei der Freigabe neuer Gefahrstoffe oder bei der Vorbereitung von Prüfungen durch Behörden. Aufbau, Formate und Pflege des Verzeichnisses Das Gefahrstoffverzeichnis kann sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form geführt werden (z. B. Excel-Tabellen, datenbankgestützte Softwarelösungen oder integrierte GMS-Plattformen). Wichtig ist in jedem Fall:

• Zugänglichkeit: Das Verzeichnis muss allen Beschäftigten und ihren Vertretern zugänglich sein
• Aktualität: Laufende Pflege bei Änderungen im Einsatz, der Klassifizierung oder in den Sicherheitsdatenblättern (vgl. TRGS 400 Ziff. 5.8 Abs. 2)
• Aufbewahrung: Mindestfrist von 10 Jahren ab letzter Verwendung des Stoffes (Art. 36 REACH-Verordnung)
• Plausibilitätsprüfung: Arbeitgeberpflicht zur Prüfung auf offensichtliche Fehler im SDB (TRGS 400 Ziff. 5.1 Abs. 2)

Die Qualität und Vollständigkeit der Daten im Gefahrstoffverzeichnis spielt eine entscheidende Rolle, da sie das Schadens- und Haftungsrisiko maßgeblich beeinflussen. Zudem muss das Gefahrstoffverzeichnis regelmäßig aktualisiert werden, wie es die TRGS 400 fordert. Diese Voraussetzungen können praktisch nur mit einem digitalen Gefahrstoffkataster erfüllt werden. Daher empfiehlt sich die Einführung einer Softwarelösung. Integration in das Gefahrstoffmanagementsystem (GMS) Ein wirksames Gefahrstoffmanagementsystem (GMS) bindet das Gefahrstoffverzeichnis in ein strukturiertes Gesamtkonzept der Compliance ein, das folgende Elemente umfasst:

• Erfassung und Bewertung aller eingesetzten Stoffe
• Substitutionsprüfung gemäß TRGS 600
• Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen
• Erstellung von Betriebsanweisungen (vgl. TRGS 555)
• Organisation und Dokumentation von Unterweisungen
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten
• Aufbewahrung und Aktualisierung von Sicherheitsdatenblättern

Ein transparenter Workflow zur Einführung neuer Stoffe umfasst dabei idealerweise folgende Schritte:

• Bedarfsmeldung durch die Fachabteilung
• Upload des SDB und Prüfung der Vollständigkeit
• Erfassung der Stammdaten in der GMS-Software
• Bewertung durch Gefahrstoffexperten
• Durchführung der Gefährdungsbeurteilung
• Erstellung von Betriebsanweisungen, Festlegung von Schutzmaßnahmen und Durchführung der Unterweisung

Sanktionen und rechtliche Risiken bei Verstößen Die Führung eines unvollständigen, fehlerhaften, veralteten oder das Fehlen eines Gefahrstoffverzeichnisses kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen:

• Geldbußen in Höhe von bis zu EUR 10 Mio. bei Aufsichtspflichtverletzungen nach §§ 130, 30 OWiG, wenn:
  • Gefahrstoffverzeichnis nicht, nicht richtig oder nicht vollständig geführt § 22 Abs. 1 Nr. 2 i.V.m. § 6 Abs. 12 S. 1 GefStoffV
  • Gefährdungsbeurteilung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig dokumentiert, § 6 Abs. 8 S. 1 GefStoffV
• Zivilrechtliche Haftung bei Gesundheitsschäden von Beschäftigten (vertraglich und deliktisch - § 823 Abs. 2 BGB)
• Strafrechtliche Folgen: Körperverletzungs- sowie Tötungsdelikte durch Unterlassen (§§ 223 ff. i. V. m. § 13 StGB) sowie Verstoß gegen § 27 Abs. 2 ChemG
• Haftung der Geschäftsführung gegenüber Unternehmen, § 42 GmbHG, § 91 AktG

Diese Haftungsrisiken unterstreichen die Wichtigkeit einer professionellen, sorgfältigen und kontinuierlichen Pflege des Verzeichnisses. Ausführlich zu den haftungsrechtlichen Aspekten beim Gefahrstoffmanagement siehe Praxisleitfaden: „Haftungsrisiken beim Umgang mit Gefahrstoffen – Rechtssichere Organisation und Dokumentation“. Fazit und Empfehlungen Ein sorgfältig geführtes Gefahrstoffverzeichnis ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern unverzichtbares Element eines funktionierenden Arbeitsschutzsystems. Es bildet die Grundlage für Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Unterweisungen und Maßnahmen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge und ist damit für eine rechtssichere und effektive Compliancestruktur des Unternehmens unerlässlich. Empfohlen wird:

• Einrichtung eines digitalen Gefahrstoffverzeichnisses
• Integration in ein ganzheitliches GMS
• Klare Zuständigkeiten und regelmäßige Schulungen
• Laufende Überprüfung und Aktualisierung der Daten

Nur so können Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und aktiv zur Gesundheitsprävention, Prozessoptimierung und Risikominimierung beitragen. Mit CLAKS führen Sie Ihr Gefahrstoffverzeichnis digital, rechtskonform und effizient – und schaffen so die Basis für ein wirkungsvolles Arbeitsschutz- und Compliance-System. LCI Systems GmbH – Ihr Partner für praxisgerechtes Gefahrstoffmanagement All diese Anforderungen lassen sich mit dem digitalen Gefahrstoffkataster CLAKS von LCI Systems GmbH rechtssicher, effizient und praxistauglich umsetzen. Die Software bietet ein integriertes Gefahrstoffverzeichnis mit einem fortlaufend aktualisierten Substanzdatenstamm von über 240.000 Stoffen, 165.000 Strukturzeichnungen und 940.000 Artikeln. Zentrale Funktionalität: Über eine intelligente Verlinkung ermöglicht CLAKS den direkten Zugriff auf die jeweils aktuellen Sicherheitsdatenblätter – unmittelbar beim jeweiligen Stoff. Damit werden sowohl die Anforderungen aus § 6 Abs. 12 GefStoffV als auch die Vorgaben der ergänzenden TRGS zuverlässig erfüllt. Mit CLAKS schaffen Sie die Basis für ein rechtssicheres, effizientes und zukunftsfähiges Gefahrstoffmanagement – im Dienste von Arbeitsschutz, Gesundheit und Compliance. Fragen Sie jetzt Ihre kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unserer digitalen Lösungen! Alle Informationen finden Sie unter: www.claks.de Oder schreiben Sie uns direkt unter: info@claks.de

Vorwort Der sichere Umgang mit Gefahrstoffen zählt zu den zentralen Herausforderungen im betrieblichen Arbeitsschutz. Ob in der Produktion, im Labor, in der Logistik oder im Handwerk – überall dort, wo Beschäftigte mit chemischen Stoffen arbeiten oder ihnen ausgesetzt sind, besteht ein erhöhtes Gefährdungspotenzial. Die rechtlichen Anforderungen an Arbeitgeber sind in den letzten Jahren stetig gestiegen: Neben der klassischen Schutzpflicht gegenüber den Beschäftigten rücken zunehmend auch Compliance-Verantwortung und Haftungsrisiken für die Unternehmensleitung in den Fokus. Im Zentrum dieser Anforderungen steht die Gefährdungsbeurteilung. Sie ist nicht nur ein zentrales Instrument zur Identifikation und Bewertung von Risiken, sondern auch eine rechtlich verbindliche Pflicht nach § 6 Abs. 1 GefStoffV. Die Gefährdungsbeurteilung bildet die Grundlage für Schutzmaßnahmen, Betriebsanweisungen und Unterweisungen – und entscheidet letztlich darüber, ob Gefahrstoffmanagement im Unternehmen bloße Formalität bleibt oder tatsächliche Wirkung entfaltet. Ziel dieses Leitfadens ist es, Verantwortlichen im Betrieb eine klare, praxisnahe und rechtssichere Orientierung zu geben: Welche Inhalte muss eine Gefährdungsbeurteilung zwingend enthalten? Wie wird sie korrekt dokumentiert? Angesichts der teils erheblichen Haftungsrisiken wird deutlich: Um die Vielzahl an gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen, empfiehlt sich in der Praxis der Einsatz spezialisierter Softwarelösungen – idealerweise mit automatisierter Aktualisierung, integrierter Dokumentation und klar definierten Workflows. Rechtlicher Rahmen der Gefährdungsbeurteilung Die Grundlage für die Gefährdungsbeurteilung im Umgang mit Gefahrstoffen ist in § 6 Absatz 1 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) geregelt. Dort wird festgelegt, dass der Arbeitgeber vor Beginn der Tätigkeit ermitteln muss, ob Beschäftigte mit Gefahrstoffen umgehen oder diesen ausgesetzt sein können. Ergänzend konkretisiert die TRGS 400 den Ablauf, die Inhalte und die Dokumentation. Im Rahmen der Beurteilung ist zu prüfen, ob es sich um eine Tätigkeit mit nur geringer Gefährdung handelt (§ 6 Abs. 13 GefStoffV). In diesem Fall gelten Erleichterungen – etwa bei der Dokumentation oder der Erstellung einer Betriebsanweisung. Diese Ausnahme setzt jedoch voraus, dass Gefährdungspotenzial, verwendete Menge, Expositionshöhe und -dauer sowie die Arbeitsbedingungen insgesamt als niedrig eingestuft werden können. Zu beachten ist außerdem: Die Gefährdungsbeurteilung ist Bestandteil der allgemeinen arbeitsschutzrechtlichen Verpflichtungen des Arbeitgebers. Sie ist somit kein einmaliges Ereignis, sondern muss regelmäßig überprüft und angepasst werden – insbesondere bei Änderungen in Prozessen, Stoffen oder gesetzlichen Anforderungen. Erforderlich ist dabei insbesondere die laufende Aktualisierung der Sicherheitsdatenblätter. Inhalte der Gefährdungsbeurteilung bei Gefahrstoffen Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung sind folgende zehn Schritte zu beachten, die ein strukturiertes und vollständiges Vorgehen sicherstellen:

1. Festlegung der Aufgabenstellung
2. Ermittlung von Tätigkeiten mit Gefahrstoffen
3. Informationsbeschaffung (z. B. Sicherheitsdatenblätter)
4. Eintragung der Gefahrstoffe in das betriebliche Gefahrstoffverzeichnis
5. Ermittlung und Beurteilung der Gefährdungen
6. Beachtung der Grundpflichten sowie Festlegung und Durchführung der Schutzmaßnahmen
7. Überprüfung der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen
8. Anpassung der Maßnahmen bei Bedarf
9. Erstellung der Dokumentation
10. Aktualisierung bzw. Revision der Gefährdungsbeurteilung

Diese Schritte gewährleisten eine rechtssichere Compliance-Struktur auf Basis einer strukturierten und rechtskonformen Gefährdungsbeurteilung. Besonders wichtig ist es, den dynamischen Charakter dieses Instruments zu erkennen: Eine Gefährdungsbeurteilung ist nie „abgeschlossen“, sondern muss regelmäßig überprüft und an neue Erkenntnisse, Tätigkeiten oder rechtliche Anforderungen angepasst werden. Methoden: Das Einfache Maßnahmenkonzept Gefahrstoffe (EMKG) Eine praxisnahe Methode zur Bewertung von Gefährdungen ist das Einfache Maßnahmenkonzept Gefahrstoffe (EMKG) der BAuA. Es ermöglicht eine strukturierte Risikobewertung anhand weniger Parameter:

• Gefährlichkeitsgruppe (Einstufung gemäß H-Sätzen)
• Mengengruppe (Verwendungsmengen, z. B. in g/ml oder kg/l pro Schicht)
• Freisetzungsgruppe (z. B. durch Aggregatzustand oder Anwendungstemperatur)

Je nach Einstufung dieser Parameter lassen sich konkrete Schutzleitfäden aus den EMKG-Reihen 100 bis 300 ableiten. Diese helfen bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen wie Lüftung, geschlossene Systeme oder persönliche Schutzausrüstung. Dokumentation und Aktualisierungspflichten Die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung müssen dokumentiert werden – nachvollziehbar, aktuell und zugänglich. Die TRGS 400 gibt dazu detaillierte Hinweise. Die Dokumentation dient nicht nur der internen Nachvollziehbarkeit, sondern ist auch im Fall einer behördlichen Überprüfung vorzuweisen. Eine Aktualisierung ist erforderlich, wenn sich beispielsweise verwendete Stoffe, Tätigkeiten oder technische Schutzmaßnahmen ändern. Verantwortlichkeiten und Beteiligung Die Gefährdungsbeurteilung ist eine interdisziplinäre Aufgabe. In den Prozess einzubeziehen sind unter anderem:

• die Fachkraft für Arbeitssicherheit
• der Betriebsarzt
• die Führungskräfte der betroffenen Bereiche
• gegebenenfalls der Betriebsrat

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und aktuell gehalten wird. Dabei kann er sich fachlich beraten lassen, bleibt aber rechtlich verantwortlich. Folgen mangelhafter Gefährdungsbeurteilung Wird eine Gefährdungsbeurteilung nicht oder unvollständig durchgeführt, drohen verschiedene rechtliche Konsequenzen:

• Bußgelder bis zu 50.000 Euro bei unrichtiger Gefährdungsbeurteilung oder nicht rechtzeitiger vollständiger Dokumentation (§ 22 Abs. 1 Nr. 2 GefStoffV)
• Bußgelder bis zu 10 Mio. Euro bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Aufsichtspflichtverletzung (§§ 30, 130 OWiG)
• Zivilrechtliche Haftungsansprüche von geschädigten Beschäftigten (§§ 280 Abs. 1, 241 Abs. 2 BGB, § 283 BGB)
• Behördliche Anordnungen oder Betriebsstilllegungen aufgrund der Ausübung von Überwachungsbefugnissen aus § 22 ArbSchG

Darüber hinaus kann sich der Arbeitgeber nicht auf die Verantwortung Dritter berufen, wenn die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung nicht erfüllt wurde. Fazit Die Gefährdungsbeurteilung bildet das Fundament eines rechtskonformen Umgangs mit Gefahrstoffen. Sie schafft Transparenz, beugt Gesundheitsgefahren vor und schützt nicht zuletzt die Verantwortlichen vor rechtlichen Konsequenzen. Wer den strukturierten Ablauf einhält, sich an den Vorgaben der TRGS 400 orientiert und regelmäßig aktualisiert, handelt nicht nur gesetzeskonform, sondern auch im Interesse des Unternehmens und seiner Beschäftigten. LCI Systems GmbH – Ihr Partner für rechtssicheres Gefahrstoffmanagement Die Erstellung und kontinuierliche Aktualisierung rechtssicherer Gefährdungsbeurteilungen ist in der betrieblichen Praxis mit erheblichem Aufwand und rechtlichen Risiken verbunden. Genau hier setzt das digitale Gefahrstoffkataster CLAKS von LCI an: Die Software bietet eine praxiserprobte Lösung zur strukturieren, rechtssicheren und dokumentierten Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen – direkt auf Grundlage aktueller Stoffdaten und branchenspezifischer Anforderungen. Mit über 240.000 regelmäßig aktualisierten Stoffen, verknüpften Sicherheitsdatenblättern, intelligenten Prüfmechanismen sowie Funktionen zur Dokumentation, Fristenüberwachung und Berichterstellung unterstützt CLAKS Unternehmen dabei, ihrer gesetzlichen Pflicht nach § 6 Abs. 1 GefStoffV zuverlässig nachzukommen. Erstellen Sie mit wenigen Klicks vollständige Gefährdungsbeurteilungen, generieren Sie daraus automatisch Betriebsanweisungen oder identifizieren Sie Lagerkonflikte – alles zentral, nachvollziehbar und auf Knopfdruck. Mit CLAKS minimieren Sie nicht nur den administrativen Aufwand, sondern schaffen zugleich die Grundlage für ein rechtssicheres, revisionsfestes und effizientes Gefahrstoffmanagement. Fragen Sie jetzt Ihre kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unserer digitalen Lösungen! Alle Informationen finden Sie unter: www.claks.de Oder schreiben Sie uns direkt unter: info@claks.de

Vorwort Die Vorschrift des § 6 Abs. 12 GefStoffV verpflichtet Unternehmen zur Führung eines Gefahrstoffverzeichnisses. Dieses Verzeichnis ist allen Beschäftigten sowie deren Interessenvertretungen – also insbesondere dem Betriebsrat, dem Personalrat und der Schwerbehindertenvertretung – zur Einsicht bereitzustellen (Ziff. 4 Abs. 1 TRGS 555). Auch sind den Beschäftigten und ihren Vertretern die Sicherheitsdatenblätter gemäß Ziff. 4 Abs. 2 TRGS 555 in Verbindung mit § 14 GefStoffV zugänglich zu machen. Dies kann wahlweise in schriftlicher Form, digital oder über andere Informationssysteme erfolgen (Ziff. 4 Abs. 3 TRGS 555). Für einen wirksamen Arbeitsschutz genügt es nicht, das Gefahrstoffverzeichnis lediglich anzulegen. Der Arbeitgeber ist vielmehr verpflichtet, das Verzeichnis fortlaufend zu aktualisieren, sodass den Beschäftigten jederzeit alle relevanten Informationen für einen sicheren Umgang mit Gefahrstoffen zur Verfügung stehen. Aus der Aktualisierungspflicht ergibt sich für betroffene Unternehmen ein erheblicher organisatorischer Aufwand, da jede Änderung von Sicherheitsdatenblättern durch die Hersteller erkannt, rechtssicher dokumentiert und unverzüglich in die internen Gefahrstoffverzeichnisse und Informationssysteme überführt werden muss. Diese Vorgaben lassen sich mit einem rein analogen Gefahrstoffverzeichnis oder einer eigenständig erstellten Excel-Tabelle nicht rechtssicher erfüllen – Unternehmen setzen sich dadurch erheblichen Haftungsrisiken aus. Dieser Leitfaden zeigt auf, wie ein Gefahrstoffverzeichnis rechtssicher und compliancekonform geführt werden kann, um den aktuellen gesetzlichen Anforderungen wirksam zu entsprechen. Rechtlicher Rahmen der Bereitstellung der SDB Gemäß § 14 Abs. 1 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) sind Arbeitgeber verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Beschäftigten Zugang zu denjenigen Informationen erhalten, die für einen sicheren Umgang mit Gefahrstoffen erforderlich sind. Dies betrifft insbesondere die Informationen nach Artikel 35 der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH-Verordnung). Dazu gehören insbesondere die Sicherheitsdatenblätter (SDB) für sämtliche Stoffe und Gemische, mit denen gearbeitet wird. Nach Ziffer 4 Abs. 3 der TRGS 555 kann dieser Zugang in schriftlicher oder digitaler Form sowie über andere Informationssysteme gewährt werden. Entscheidend ist, dass der Zugang jederzeit und uneingeschränkt möglich sein muss. Gleichzeitig ist es nach § 6 Abs. 12 GefStoffV erforderlich, dass das Gefahrstoffverzeichnis auf die jeweils zutreffenden aktuellen Sicherheitsdatenblätter verweisen muss. Darüber hinaus regelt Ziffer 4 Abs. 3 TRGS 555, dass die Beschäftigten ausdrücklich über den Zugang zu den Sicherheitsdatenblättern informiert werden müssen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass auch über Änderungen oder Aktualisierungen der SDB zeitnah informiert wird. Nur so können die Pflichten im Bereich des Arbeitsschutzes, der Arbeitssicherheit und der Compliance ordnungsgemäß erfüllt werden. Aktualisierungspflicht Ein zentrales Element des Gefahrstoffmanagements ist die kontinuierliche Pflege und Aktualisierung des Gefahrstoffverzeichnisses, wie sie in Ziffer 5.8 Abs. 2 TRGS 400 vorgeschrieben ist. Diese Pflicht umfasst nicht nur die Aufnahme neuer Stoffe, sondern auch die laufende Anpassung der Verweise zu aktuellen Sicherheitsdatenblättern. Da die Hersteller von Gefahrstoffen die Sicherheitsdatenblätter fortlaufend aktualisieren – etwa aufgrund geänderter Einstufungen, neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse oder angepasster Schutzmaßnahmen – sind auch die Unternehmen, die diese Stoffe verwenden, verpflichtet, die aktualisierten Informationen zeitnah zu erfassen und ihren Beschäftigten bereitzustellen. Aus dieser Pflicht ergibt sich für die Unternehmen ein erheblicher organisatorischer Aufwand. Jede Änderung muss erkannt, rechtssicher dokumentiert und unverzüglich in die internen Gefahrstoffverzeichnisse und Informationssysteme überführt werden. Nur so lässt sich gewährleisten, dass alle Beschäftigten jederzeit auf die aktuelle Version zugreifen können – ein zentraler Aspekt zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und zur Sicherstellung von Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und Compliance. Praktische Konsequenz Zwar bestehen formell noch verschiedene Möglichkeiten zur Dokumentation – etwa in Papierform oder in Excel-basierten Verzeichnissen –, doch zeigt sich in der betrieblichen Realität schnell ihre Untauglichkeit für ein rechtskonformes Gefahrstoffmanagement. Gerade bei regelmäßig zu aktualisierenden Sicherheitsdatenblättern und dynamischen Stoffbeständen stoßen solche Lösungen an ihre strukturellen Grenzen. Diese Lösungen sind nicht geeignet, die fortlaufende Aktualisierung des Gefahrstoffverzeichnisses sicherzustellen – und damit auch nicht die rechtzeitige Bereitstellung aktueller Sicherheitsdatenblätter. Unternehmen, die weiterhin auf derartige Verzeichnisse setzen, erfüllen damit nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen zur Bereitstellung aller Informationen, die für einen sicheren Umgang mit Gefahrstoffen erforderlich sind. Sie setzen sich damit dem Risiko erheblicher Haftungsfolgen im Schadensfall gegenüber ihren Beschäftigten aus. Vor diesem Hintergrund erweist sich eine softwaregestützte Lösung als der einzig praktikable Weg, um den Anforderungen an Aktualität, Compliance und Arbeitsschutz gerecht zu werden. Eine zentral gepflegtes, digitales Verzeichnis ermöglicht es, Änderungen automatisiert zu erfassen, dokumentenecht zu verwalten und allen Beschäftigten jederzeit den Zugriff auf die aktuellen SDB zu gewährleisten. Im Schadensfall können Unternehmen durch ein digitales Gefahrstoffverzeichnis nachweisen, dass sie alle zumutbaren Maßnahmen zur Eindämmung der mit Gefahrstoffen verbundenen Risiken getroffen haben. Sie können sich so dem Vorwurf entziehen, ihren Beschäftigten sicherheitsrelevante Informationen vorenthalten zu haben. Dies leistet einen entscheidenden Beitrag zu einem gelebten Arbeitsschutz, zur verlässlichen Arbeitssicherheit und zur Minimierung haftungsrechtlicher Risiken – und stärkt zugleich die unternehmensweite Rechtssicherheit. Aufbewahrungspflicht Die Sicherheitsdatenblätter sind gemäß Artikel 36 der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 mindestens zehn Jahre lang nach der letzten Herstellung, Einfuhr, Lieferung oder Verwendung des jeweiligen Stoffes oder Gemisches aufzubewahren. Je nach Gefährlichkeitsprofil des eingesetzten Stoffes – insbesondere bei KMR-Stoffen – können sich darüber hinaus strengere abweichende Anforderungen ergeben. Fazit Die neue Rechtslage zur Aktualisierungspflicht von SDB birgt erhebliche Haftungsrisiken. Ein rechtssicheres Gefahrstoffmanagement erfordert mehr als die bloße Dokumentation eingesetzter Stoffe. Die gesetzlichen Vorgaben zur Bereitstellung, Aktualisierung und Aufbewahrung von Sicherheitsdatenblättern stellen hohe Anforderungen an Unternehmen – insbesondere im Hinblick auf Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und Compliance. Papiergebundene Verzeichnisse oder Excel-Tabellen reichen zur Erfüllung dieser Pflichten nicht mehr aus. Wer dauerhaft gesetzeskonform handeln und Transparenz sowie Effizienz im betrieblichen Alltag gewährleisten möchte, kommt an einer digitalen, softwaregestützten Lösung nicht vorbei. Nur so lassen sich Aktualität, Nachvollziehbarkeit und Zugriffssicherheit zuverlässig gewährleisten – und das über den gesamten Lebenszyklus eines Gefahrstoffes hinweg. CLAKS – Ihr Partner für rechtssicheres Gefahrstoffmanagement Eine wirksame Haftungsprävention im Gefahrstoffmanagement setzt voraus, dass stets die aktuellsten Sicherheitsdatenblätter (SDBs) bereitgestellt und nachvollziehbar dokumentiert werden. Genau hier bietet das digitale Gefahrstoffkataster CLAKS von LCI Systems GmbH eine praxisgerechte und rechtssichere Lösung. Die Software greift auf einen fortlaufend aktualisierten Substanzdatenstamm mit über 240.000 Stoffen zu. Für jeden Stoff steht das jeweils aktuelle Sicherheitsdatenblatt direkt verlinkt in der Stoffansicht zur Verfügung – revisionssicher, zentral und jederzeit abrufbar. Zudem wird ein vollständiges Versionenarchiv geführt, mit dem auch frühere SDB-Versionen nachvollzogen und bei Bedarf vorgelegt werden können – etwa im Rahmen von Audits, Prüfungen oder Schadensfällen. Setzen Sie auf digitale Sicherheit, effiziente Prozesse und vollständige Compliance – mit CLAKS und der LCI Systems GmbH als Ihrem erfahrenen Partner für modernes Gefahrstoffmanagement. Fragen Sie jetzt Ihre kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unserer digitalen Lösungen! Alle Informationen finden Sie unter: www.claks.de Oder schreiben Sie uns direkt unter: info@claks.de