Sicherheitsdatenblätter: Bereitstellung, Aktualisierung und Aufbewahrung

Vorwort

Die Vorschrift des § 6 Abs. 12 GefStoffV verpflichtet Unternehmen zur Führung eines Gefahrstoffverzeichnisses. Dieses Verzeichnis ist allen Beschäftigten sowie deren Interessenvertretungen – also insbesondere dem Betriebsrat, dem Personalrat und der Schwerbehindertenvertretung – zur Einsicht bereitzustellen (Ziff. 4 Abs. 1 TRGS 555). Auch sind den Beschäftigten und ihren Vertretern die Sicherheitsdatenblätter gemäß Ziff. 4 Abs. 2 TRGS 555 in Verbindung mit § 14 GefStoffV zugänglich zu machen. Dies kann wahlweise in schriftlicher Form, digital oder über andere Informationssysteme erfolgen (Ziff. 4 Abs. 3 TRGS 555).

Für einen wirksamen Arbeitsschutz genügt es nicht, das Gefahrstoffverzeichnis lediglich anzulegen. Der Arbeitgeber ist vielmehr verpflichtet, das Verzeichnis fortlaufend zu aktualisieren, sodass den Beschäftigten jederzeit alle relevanten Informationen für einen sicheren Umgang mit Gefahrstoffen zur Verfügung stehen.

Aus der Aktualisierungspflicht ergibt sich für betroffene Unternehmen ein erheblicher organisatorischer Aufwand, da jede Änderung von Sicherheitsdatenblättern durch die Hersteller erkannt, rechtssicher dokumentiert und unverzüglich in die internen Gefahrstoffverzeichnisse und Informationssysteme überführt werden muss. Diese Vorgaben lassen sich mit einem rein analogen Gefahrstoffverzeichnis oder einer eigenständig erstellten Excel-Tabelle nicht rechtssicher erfüllen – Unternehmen setzen sich dadurch erheblichen Haftungsrisiken aus.

Dieser Leitfaden zeigt auf, wie ein Gefahrstoffverzeichnis rechtssicher und compliancekonform geführt werden kann, um den aktuellen gesetzlichen Anforderungen wirksam zu entsprechen.

Rechtlicher Rahmen der Bereitstellung der SDB

Gemäß § 14 Abs. 1 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) sind Arbeitgeber verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Beschäftigten Zugang zu denjenigen Informationen erhalten, die für einen sicheren Umgang mit Gefahrstoffen erforderlich sind. Dies betrifft insbesondere die Informationen nach Artikel 35 der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH-Verordnung). Dazu gehören insbesondere die Sicherheitsdatenblätter (SDB) für sämtliche Stoffe und Gemische, mit denen gearbeitet wird.

Nach Ziffer 4 Abs. 3 der TRGS 555 kann dieser Zugang in schriftlicher oder digitaler Form sowie über andere Informationssysteme gewährt werden. Entscheidend ist, dass der Zugang jederzeit und uneingeschränkt möglich sein muss. Gleichzeitig ist es nach § 6 Abs. 12 GefStoffV erforderlich, dass das Gefahrstoffverzeichnis auf die jeweils zutreffenden aktuellen Sicherheitsdatenblätter verweisen muss.

Darüber hinaus regelt Ziffer 4 Abs. 3 TRGS 555, dass die Beschäftigten ausdrücklich über den Zugang zu den Sicherheitsdatenblättern informiert werden müssen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass auch über Änderungen oder Aktualisierungen der SDB zeitnah informiert wird. Nur so können die Pflichten im Bereich des Arbeitsschutzes, der Arbeitssicherheit und der Compliance ordnungsgemäß erfüllt werden.

Aktualisierungspflicht

Ein zentrales Element des Gefahrstoffmanagements ist die kontinuierliche Pflege und Aktualisierung des Gefahrstoffverzeichnisses, wie sie in Ziffer 5.8 Abs. 2 TRGS 400 vorgeschrieben ist. Diese Pflicht umfasst nicht nur die Aufnahme neuer Stoffe, sondern auch die laufende Anpassung der Verweise zu aktuellen Sicherheitsdatenblättern.

Da die Hersteller von Gefahrstoffen die Sicherheitsdatenblätter fortlaufend aktualisieren – etwa aufgrund geänderter Einstufungen, neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse oder angepasster Schutzmaßnahmen – sind auch die Unternehmen, die diese Stoffe verwenden, verpflichtet, die aktualisierten Informationen zeitnah zu erfassen und ihren Beschäftigten bereitzustellen. Aus dieser Pflicht ergibt sich für die Unternehmen ein erheblicher organisatorischer Aufwand. Jede Änderung muss erkannt, rechtssicher dokumentiert und unverzüglich in die internen Gefahrstoffverzeichnisse und Informationssysteme überführt werden. Nur so lässt sich gewährleisten, dass alle Beschäftigten jederzeit auf die aktuelle Version zugreifen können – ein zentraler Aspekt zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und zur Sicherstellung von Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und Compliance.

Praktische Konsequenz

Zwar bestehen formell noch verschiedene Möglichkeiten zur Dokumentation – etwa in Papierform oder in Excel-basierten Verzeichnissen –, doch zeigt sich in der betrieblichen Realität schnell ihre Untauglichkeit für ein rechtskonformes Gefahrstoffmanagement. Gerade bei regelmäßig zu aktualisierenden Sicherheitsdatenblättern und dynamischen Stoffbeständen stoßen solche Lösungen an ihre strukturellen Grenzen. Diese Lösungen sind nicht geeignet, die fortlaufende Aktualisierung des Gefahrstoffverzeichnisses sicherzustellen – und damit auch nicht die rechtzeitige Bereitstellung aktueller Sicherheitsdatenblätter. Unternehmen, die weiterhin auf derartige Verzeichnisse setzen, erfüllen damit nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen zur Bereitstellung aller Informationen, die für einen sicheren Umgang mit Gefahrstoffen erforderlich sind. Sie setzen sich damit dem Risiko erheblicher Haftungsfolgen im Schadensfall gegenüber ihren Beschäftigten aus.

Vor diesem Hintergrund erweist sich eine softwaregestützte Lösung als der einzig praktikable Weg, um den Anforderungen an Aktualität, Compliance und Arbeitsschutz gerecht zu werden. Eine zentral gepflegtes, digitales Verzeichnis ermöglicht es, Änderungen automatisiert zu erfassen, dokumentenecht zu verwalten und allen Beschäftigten jederzeit den Zugriff auf die aktuellen SDB zu gewährleisten. Im Schadensfall können Unternehmen durch ein digitales Gefahrstoffverzeichnis nachweisen, dass sie alle zumutbaren Maßnahmen zur Eindämmung der mit Gefahrstoffen verbundenen Risiken getroffen haben. Sie können sich so dem Vorwurf entziehen, ihren Beschäftigten sicherheitsrelevante Informationen vorenthalten zu haben. Dies leistet einen entscheidenden Beitrag zu einem gelebten Arbeitsschutz, zur verlässlichen Arbeitssicherheit
und zur Minimierung haftungsrechtlicher Risiken – und stärkt zugleich die unternehmensweite Rechtssicherheit.

Aufbewahrungspflicht

Die Sicherheitsdatenblätter sind gemäß Artikel 36 der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 mindestens zehn Jahre lang nach der letzten Herstellung, Einfuhr, Lieferung oder Verwendung des jeweiligen Stoffes oder Gemisches aufzubewahren. Je nach Gefährlichkeitsprofil des eingesetzten Stoffes – insbesondere bei KMR-Stoffen – können sich darüber hinaus strengere abweichende Anforderungen ergeben.

Fazit

Die neue Rechtslage zur Aktualisierungspflicht von SDB birgt erhebliche Haftungsrisiken. Ein rechtssicheres Gefahrstoffmanagement erfordert mehr als die bloße Dokumentation eingesetzter Stoffe. Die gesetzlichen Vorgaben zur Bereitstellung, Aktualisierung und Aufbewahrung von Sicherheitsdatenblättern stellen hohe Anforderungen an Unternehmen – insbesondere im Hinblick auf Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und Compliance.

Papiergebundene Verzeichnisse oder Excel-Tabellen reichen zur Erfüllung dieser Pflichten nicht mehr aus. Wer dauerhaft gesetzeskonform handeln und Transparenz sowie Effizienz im betrieblichen Alltag gewährleisten möchte, kommt an einer digitalen, softwaregestützten Lösung nicht vorbei. Nur so lassen sich Aktualität, Nachvollziehbarkeit und Zugriffssicherheit zuverlässig gewährleisten – und das über den gesamten Lebenszyklus eines Gefahrstoffes hinweg.

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